Wenn der Chef plötzlich ausfällt

8 Tipps, die die Existenz sichern

 

Wussten Sie, dass bereits ein 14-tägiger Ausfall des Chefs ausreicht, um das Unternehmen in eine existenzielle Notlage zu bringen? Bundesweit müssen mehr als 4000 Betriebe jährlich wegen unerwartetem Ausfall der Geschäftsleitung Insolvenz anmelden.

Sichern Sie Ihre Existenz!

Mit geringem Aufwand lassen sich die Weichen für eine Fortführung des Unternehmens bei Ausfall der Geschäftsleitung stellen. Der Notfallkoffer (oder Ordner) mit folgendem Inhalt gehört unbedingt dazu:

 

 

Kontaktliste mit den wichtigsten Ansprechpartnern des Unternehmens

sie ermöglicht Mitarbeitern oder Angehörigen, sich mit den Personen in Verbindung zu setzen, die notwendiges Wissen für die Fortführung des Betriebes oder Entscheidungsgrundlagen liefern (z.B. Steuer- oder Finanzierungsberater, Geschäftspartner)

Vertretungsregelungen und Absprachen, wie bei Ausfall der GF zu entscheiden ist

Interimslösungen lassen sich leichter bewältigen, wenn das Worst-Case-Szenario sorgfältig geplant ist und jeder genau weiß, was zu tun ist. Wichtige mündliche Absprachen, wie persönliche Zusagen sollten schriftlich dokumentiert werden, um Konflikte zu vermeiden.

Vollmachten, die die Fortführung der betrieblichen Abläufe sicherstellen

Ob Handelsvollmacht, Generalvollmacht, Prokura oder individuelle Vollmachten sorgen dafür, dass Dritten bei Ausfall der Geschäftsführung die Fortführung der Geschäfte möglich ist.

Juristische Dokumente (Testament, Patientenverfügung, etc)

Vorsorgevollmachten, Patientenverfügungen, Testamente und Notarverträge stellen sicher, dass dem Willen des Unternehmers entsprochen und wichtige Schritte in die Wege geleitet werden können. Konkrete Regelungen und Verfügungen vermeiden Missverständnisse und können juristische Auseinandersetzungen verhindern.

Informationen über Zugangsdaten, Schlüssel

Verschlüsselungen sind wichtig- ohne PIN oder Keyword ist jedoch kaum ein Zugang zu Programmen, Dateien oder Bankkonten möglich. Damit reibungsloses Arbeiten möglich ist, sollte sich eine Vertrauensperson im Notfall die Zugangsdaten beschaffen können. Zur Sicherung der Passörter wird u. a. „keepass“ als kostenloses Tool empfohlen

Interne Unternehmensinformationen

Dokumentationen über Lizenzen, Teilnahme an Ausschreibungen, schwebende Verfahren o. ä. verschaffen

Stellvertretern einen schnelleren Einblick und schaffen Transparenz

Eine Übersicht der bestehenden Verträge

Pacht- oder Mietverträge, Betriebliche Versicherungen, Arbeitsverträge- im schlimmsten Fall muss geprüft werden, ob eine Fortführung möglich oder eine Kündigung nötig ist. Um sicher zu stellen, dass über jeden einzelnen Vertrag entschieden werden kann, ist eine exakte Aufstellung unumgänglich.

GmbH: Unbedingt Prokura erteilen!

Ist der Inhaber einer GmbH durch Krankheit, Unfall oder Tod nicht in der Lage, die Geschäfte zu führen und hat er keine Prokura erteilt, gilt der Betrieb juristisch als handlungsunfähig. Es droht u. a. die Sperrung der Konten, nicht selten ist innerhalb kurzer Zeit der Betrieb in seiner Existenz gefährdet.

 

So einfach lässt sich ein Notfallkoffer gestalten:

ü  Vorgespräch mit einem Spezialisten und den wichtigsten Entscheidungsträgern

ü  Erstellen der Vollmachten, Dokumente, Übersichten (z.T. an Experten delegieren)

ü  Auswertung vorhandener Risiken, Strategische Planung und Dokumentation von Interimslösungen

 

Autorin: Elke Kirchner