· 

Demografie - Strategische Personalplanung

"Waaas, Herr Müller geht nächste Woche in den Ruhestand?!"


 

Nehmen wir an, Herr Müller ist Abteilungsleiter in einem zentralen Fachbereich. Seit dreißig Jahren im Unternehmen, kennt er alle Prozesse und die Mitarbeiter seiner Abteilung aus dem ff. Er weiß auch, mit wem er im Unternehmen oder extern kommunizieren muss, wenn es irgendwo klemmt. Und Herr Müller hat ein ungeheures Fachwissen. Ihm macht so schnell keiner etwas vor. Jahrzehnte an Erfahrungswissen sammelt man eben in der Praxis und nicht an der Uni. Seit langem steht der Termin fest, wann Herr Müller seinen wohlverdienten Ruhestand antreten wird, aber einen Plan, wer ihn dann ersetzen wird, gab es nicht.

 

 

Plötzlich fällt auf, dass Herr Müller gar keinen Nachfolger hat, weil  eine Verabschiedung geplant wird. Hektische Betriebsamkeit beginnt, um zu prüfen, ob es in der Abteilung eine Nachwuchskraft gibt, die in seine Fußstapfen treten könnte? Nein, leider, bei näherer Betrachtung ist da niemand, der eins zu eins übernehmen und seine Fachkompetenz ersetzen könnte. Gibt es die Möglichkeit eine Fachkraft extern zu rekrutieren? Gibt es, aber gibt es eine Strategie zur externen Besetzung für diese Vakanz? Nein, bisher leider auch nicht. Jetzt muss also unter Zeitdruck die Nachfolge geregelt werden. Mit viel Glück findet sich schnell eine passende Fachkraft. Allerdings ist das realistisch betrachtet eher unwahrscheinlich, in Zeiten von Fachkräftemangel  und Unternehmen, die sich miteinander im „War of Talents“ befinden.

 

 

Diese Geschichte ist überspitzt, ja, aber trotzdem bin ich immer wieder erstaunt, dass das Thema Demografie in den Unternehmen so wenig Eingang in die strategische Personalplanung findet. Das liegt meist nicht an den Personalverantwortlichen. Die Personalabteilung weiß in der Regel sehr gut, welche Positionen demnächst vakant werden - im Übrigen scheiden in den nächsten Jahren die geburtenstarken Jahrgänge aus, die Situation wird also zunehmend die Regel und nicht die Ausnahme sein -  Das Problem liegt eher an der Stelle, wo die Budgets vergeben werden. Häufig werden nämlich die Budgets für eine Nachbesetzung erst frei gegeben, wenn die Person tatsächlich nicht mehr da und die Lücke groß ist. Dadurch entstehen hohe unnötige Kosten.

 

 

Wenn die Besetzung einer Vakanz inzwischen mehrere Monate im Durchschnitt an Vorlauf braucht, dann sollte auch die Beauftragung zur Suche nach der Idealbesetzung einige Monate vor dem Ausscheiden der Person beginnen. Im besten Fall wird sogar noch eine Übergabezeit kalkuliert. Das spart enorm Kosten und verursacht vor allem am wenigsten Unruhe in den Arbeitsprozessen und bei den Kollegen.

 

Und welche Positionen werden in Ihrem Unternehmen im nächsten Jahr vakant?

 

Judith Krauss